皆さんのオフィスは整理整頓されていますでしょうか？
オフィスの美しさは働きやすさと繋がり、ひいては組織の業績にも影響します。
そこで今話題の「5S」をオフィス内に導入する企業が増えているようです。
今回こちらの記事ではバックオフィスの環境を改善してくれる「5S」について解説します。
この記事を読んで頂くことで、きっとオフィスを美しく働きやすくすることができることでしょう。
※本記事はプロモーションを含む場合があります。
5S(ごエス、ごーエス)とは、無駄を無くして職場環境を整えるための活動を指す言葉であり、「S」とは「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」の頭文字のことです。
言葉の発祥はかの有名なトヨタ自動車であるという説がもっとも有力とされています。
トヨタの製造工場において職場環境を整えるために意識されていたようで、それが全国的に広まり一般的なオフィスでも使われるようになりました。
・整理
必要なものと不要なものを分けて、不要なものを捨てること。
不要なものがなくなることにより、事故やトラブル、無駄を排除できる。
・整頓
必要なものを、誰でも、すぐに、使いやすい状態にしておくこと。
使用頻度や作業の流れを意識することでより効果的に整頓ができる。
・清掃
汚れやゴミがないように、身の回りや職場全体を掃除すること。
また、使用されるものを点検・保守すること。
・清潔
これまでの3Sによって改善された状態を維持すること。
誰もが使いやすく、常に綺麗な職場環境にしておくこと。
・躾(しつけ)
職場ごとの規律やルールを守ること。
「習慣」と表現されることもあり、これまでの4つを習慣づけることともいえる。
以上が5Sそれぞれの考え方であり、意識するべき点です。
大切なのはこの順番通りに行うこと。
「整理」「整頓」がされていないのに「清掃」をしてもあまり効果はありません。また、職場を美しくする習慣が無いのに「躾」を意識しても何も改善がされません。
これから5Sに取り組もうと考えている方は、まずは身の回りの「整理」から始めましょう。これらに従って5Sを意識すると、仕事が捗り、自然と業績も向上していくことでしょう。
5Sをオフィスに導入すると様々な良い効果を期待できます。
5Sの目的はただ単にオフィスを綺麗にすることではなく、以下の効果を目的としているといえるでしょう。
5Sが徹底されると、職場・オフィスの安全性が向上します。不要なものが無いため、スペースに余裕があり、人の移動がスムーズになります。
また、モノが転倒してきたり、モノにつまずいて転んでしまうことも未然に防げるようになります。
それだけでなく、普段仕事で使う資材や工具・非常時に使う防災グッズなどを常に保守点検できるので、劣化や不具合にもすぐに対応できます。
オフィスの安全性は絶対的に守らなければならないものであり、そのきっかけとなるのが5Sなのです。
5Sの導入はオフィスの安全性だけでなく、業務の生産性も向上してくれます。オフィスが整理整頓されていると、必要なものを必要なときにすぐ使うことができ、時間的コストを削減できます。
また、周囲に余計な情報が少ないと業務に集中でき、ミスや間違いを減らすことができます。結果的に、短時間で安定した業務を行うことができるようになるのです。
業務が行いにくい、と感じることはどれだけ些細なことであれストレスになってしまいます。そういったストレスは積み重なるとモチベーションの低下にも繋がり、重大なミスを招きかねません。
5Sは組織のあらゆるコストを削減し、生産性を高めてくれるのです。
5Sは従業員1人ではなく、チーム全体で行う必要があります。その過程でコミュニケーションが生まれ、健全なオフィス環境を作るためにともに行動をすることでチームワークが向上します。
5Sは対外的なプロジェクトではなく、社内のみに影響する活動なので、リスクを最小限に抑えながらも組織力を高めることができるのです。
また、過程のみならず、5Sが導入されてオフィスが美しい状態に保たれると、ストレスが減り、職場が明るくなります。明るい職場は従業員間のコミュニケーションが活発になり、チームワークが高まるだけでなく、クリエイティブな発想も生まれやすくなります。
5Sは従業員のモラルの向上にも貢献してくれます。
チーム一丸となってともに良い職場環境を作ろうとする意識は、自分のことだけでなく他者のことを思いやる気持ち、周囲への気遣いといった社会人として必要な精神を養ってくれます。
また、自分が職場環境を改善しているのだという当事者意識を持つことは、組織に対する愛情にも繋がり、業務へのモチベーションが高まります。
離職率を抑えられるとともに、問題行動を起こすような従業員が減る可能性も大いにあります。
5Sはモノを整理整頓して掃除をすることですが、結果的にそこで働く人たちの「心」に影響を与えるものなのです。
5Sの効果を存分に発揮するためには、導入する際のポイントを知っておく必要があります。
以下の点に注意しつつ5S導入を進めて、より良い職場環境を作りましょう。
5Sの導入を成功させるためにはチェックシートを活用することが有効です。
特に最初の3S(整理、整頓、清掃)に関しては
・どこを
・誰が
・いつ
・どうする
といったことを明確に言語化しておくことが大切でしょう。
こうすることで5Sを進めるうえでのルールや流れを視覚化でき、全てを達成するまでの進捗状況を明確に可視化できます。
整理整頓や清掃が完了している箇所をチェックして、より美しく・効果的にする方法も模索することができます。
美しさや使い勝手の良さは人それぞれです。
チェックシートを活用して、共通認識を持ちながら5Sを進めていきましょう。
5Sにはオフィスを美しくするだけでなく、様々な効果があることは前章で説明しました。
そういった効果を意識しながら、目的を明確にして5Sを進めることが重要です。
例えば
・残業時間を30分減らす
・ミスの回数を月10回以下にする
・月に1回必ず防災グッズの点検をする
など、数値目標を設定して導入の目的を言語化すると良いでしょう。
5Sはオフィスを美しくすることが目的ではありません。
その先にある、本当の目的を意識して導入をしましょう。
5Sの導入は組織にとって大きなプラスになることは確かなのですが、掃除をやらされている、という意識になるとあまりうまくいきません。
従業員にルールを押し付けて強制的に導入をするのではなく、従業員同士で話し合いを進めて、総意をとってから導入するようにしましょう。
オフィスを美化することは、ともすれば地味な作業です。やらされているのではなく、自分の意思でやってもらえるように、従業員とコミュニケーションをとりましょう。
そうすることで従業員全員に当事者意識が生まれて、モラルの向上にも繋がり、あらゆるポジティブな影響を得られることでしょう。
出典：法人専門内装プロ(https://naisoupro.jp/)
5Sを導入したいけど、業務が忙しくてそんな暇はない！
そんな方は「法人専門内装プロ」に相談してみてください。
オフィスの内装の変更や調整だけでなく、環境改善・美化を進めるためのアドバイスも受けられます。
プロの目線からオフィス作りを考えてもらうことは、業務効率をあげるだけでなく、業績の向上にも大きく影響することでしょう。
また、いつも通りの業務を行いながら内装の変更をしてくれるのが法人専門内装プロの魅力です。
業務を滞らせることなくオフィスの環境美化ができるので、ぜひ検討してみてくださいね。
| 屋号 | 法人専門内装プロ |
| 所在地 | 大阪市西区靱本町1丁目7番22号 |
| 対応エリア | 大阪市7区(中央区、西区、北区、淀川区、浪速区、福島区、天王寺区) |
| お問い合わせ | 06-6131-4950 受付時間：9:00～18:00 |
| 料金例 （内装工事 +付帯工事） |
ちょこっとリノベーション 35,000~100,000円 中規模リノベーション 100,000~600,000円 大部分リノベーション 1,000,000円 |
| 公式サイト | https://naisoupro.jp/ |
5Sを導入することでオフィスの環境は大きく改善されます。
部屋の状態は頭の中の状態、という言葉を聞いたことはありませんでしょうか？
これはオフィスも同じことで、オフィスが汚く乱雑な状態だと、組織としての仕事ぶりも雑なものになってしまいます。
こちらで紹介した導入の効果やポイントを意識しつつ5Sを導入して、働きやすく生産性の高いオフィスを作りましょう！
ぎょうざ
個人でライティング業をやっている兼業ライター。
ライター歴は5年。 心理カウンセラーの資格も持っています。
読者様に寄り添った記事をお届けします。
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