オフィス作りの救世主「フリーアドレス」の概要とメリットとデメリット！

新型コロナウイルスの蔓延以降、働き方に関して様々な変化が生じてきました。
場所や時間にとらわれない働き方、個を尊重する考え方があらゆる企業に浸透しています。
従来の働き方ではない新しいオフィスのあり方に注目が集まるようになりました。
その中でも特に注目されている「フリーアドレス」をご存知でしょうか？

今回は「フリーアドレス」の概要をお伝えすると同時に、その利点や問題点などもご紹介します。
この記事を読めば「フリーアドレス」への理解が深まり、新しい働き方やオフィスの作り方を検討するきっかけになりますよ。

※本記事はプロモーションを含む場合があります。

フリーアドレスとは？

フリーアドレスとは固定された席でなく仕事の内容や状況に応じて自由に席を選んで働くスタイルのことです。

フリーアドレスが知られるようになった当初はスペースの削減やコストカットが目的とされていましたが、ここ数年では技術の発達と働き方の改革の推奨といった観点で以前よりも注目を集めています。

従業員の柔軟な働き方を推進して、創造的でオープンなオフィスを作るためにあらゆる企業で導入が進んでいます。

「フリーアドレス」のメリット

そんな「フリーアドレス」を導入することでどんなメリットがあるのでしょうか。
ひとつずつ簡単に解説します。

①：業務を効率化できる

固定席を設けずに、チームが面と向かって会議ができることで、メールや電話をする手間が省けます。
また、直接会って会話をするのでコミュニケーションの誤解も生じづらい上、情報交換のタイムラグも無くすことができます。

業務が効率化するとあらゆることを前倒しで進めることができ、プロジェクトの生産性も上がり、成功がしやすくなります。企業の業績を上げるためにフリーアドレスは一役買ってくれるというわけです。

②：オフィススペースが広くなる

フリーアドレスを導入することで限られたスペースを有効に活用できます。
固定席の場合は各デスクを配置する面積と設置するためのコストが要求される一方、フリーアドレスのオフィスであれば小さな空間でオフィス作りができます。

そして今まで個別のデスクがあった場所を休憩スペースやリフレッシュルーム、新たな会議室などに改築することもできるので、従業員がより過ごしやすく、コミュニケーションが活発なオフィスを作ることができるでしょう。

今のオフィスの現状と照らし合わせて検討をしてみましょう。

③：創造性が刺激される

フリーアドレスを導入することで、今まで関わりのなかった部署の人や、別のプロジェクトチームの人と関わる機会が増えます。
そうすることで従業員同士のコミュニケーションが促進されて、雑談や情報交換が活発になります。

新しい出会い、コミュニケーションは新しいアイデアを生みます。
フリーアドレスの導入はクリエイティブオフィスに変革していくためのきっかけになることでしょう。

④：オフィスが綺麗になる

固定席がなくなると、デスクの上に散らばった私物や書類がなくなります。
不要なものを置く習慣がなくなり、整理整頓された過ごしやすい環境のオフィスを作ることができます。

昨今のオフィス作りに関しては、働きやすさだけでなく、美しさも強化していこうという姿勢がよくみられます。特に若い企業では顕著です。
毎日働くオフィスが綺麗でスッキリしていると働く人にとっても気持ちがよく仕事ができますよね。

⑤：自主性の高い従業員を育成できる

フリーアドレスの導入は従業員一人一人の自主性を育む効果があります。
固定席で上司の監視のもと決まった業務をただこなすだけでなく、活発なコミュニケーションや個々人の判断が重視される傾向が強くなるので、従業員は自ずと自律的になっていきます。

会社の業務に対して、自分の判断と行動によって前向きに取り組むことができれば、きっと業績も伸びていくでしょう。

「フリーアドレス」のデメリット

①：業務の集中に支障がでる

従業員によっては親しみのない人が近くにいることに抵抗感があったり、自分の業務とは関係ない声が気になってしまう人もいるかと思います。
コミュニケーションを取ったり、プレゼンをしたりと、口頭のコミュニケーションをする上ではメリットが大きいかもしれませんが、大半の人間が黙々とノートパソコンで作業をするという状況だと、逆に集中できなくなってしまう人もいるでしょう。

問題解決のために、個人で作業できるスペースをオフィス内で確保するなどの工夫が必要になってきます。

②：従業員の管理が難しくなる

メリットにもあったように、自主性が重視される働き方になる反面、怠慢な従業員は成果を出しづらくなるでしょう。
また、オフィスの中で会いたい人が見つからなかったり、出勤しているかどうかも分からなかったりします。
そういった問題を解決するために、フリーアドレスを導入しながらも管理しやすいルールやシステムを作る必要があります。
一人一人のモチベーション維持を考え、全員が快く使えるオフィス作りを考えたいですね。

③：初期費用がかかる

フリーアドレスの導入にはそれなりのコストがかかります。
従業員全員が使えるWi-Fiの設置、電子機器の拡充、またはオフィスの仕様変更など、ある程度の下準備が必要です。

ただ単にフリーなデスクを置くだけではフリーアドレスとは言えないのです。
現状の資産状況と導入により得られる効果とを天秤にかけて、ベストな選択をしましょう。

④：従業員の負担が増える

固定の席が無いため、従業員は自分のパソコンなどを都度自分で運ばなければなりません。
また、会社におけるパーソナルスペースが失われるのでそこに大きなストレスを感じてしまう場合もあるでしょう。
あらゆるものがペーパーレス化された企業であれば少し負担は減りますが、書類の準備や保管などにもある程度の手間とコストがかかってしまいます。
全体主義が進行しすぎてしまうと、逆に個人の尊厳が失われてしまいます。
程よいバランスで導入を検討しなければなりません。

⑤：愛社精神が薄れる可能性がある

デメリット④とは逆に、個を重視するあまり、会社に対する愛着が無くなってしまうケースも散見されます。
自分の席が無く、帰属意識が薄れていくと自分が会社組織の一員であるという認識がしづらくなるとされています。個の考え方を重視しすぎていると、目的意識や企業の到達したいゴールなどが見えづらくなってしまうのです。
もし導入を検討するのであれば、その意義や導入のメリットなどを従業員全員に説明し、浸透させる必要があるでしょう。

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まとめ

以上が「フリーアドレス」の概要とそのメリット・デメリットでした。

フリーアドレス導入を成功させるには目的を明確にして説明することも大事ですが、従業員が働きやすいようにITツールを充実させ、管理することもとても大切です。
そういった意味でフリーアドレスに向いているのはIT関連の企業やペーパーレスが進んでいる企業だとされています。
もし該当するようであれば、皆様のオフィスでもフリーアドレスを導入されてみてはいかがでしょうか。

自由と責任は表裏一体であり、絶妙なバランスで成り立っています。どのような目的でオフィス作りをしていくかは経営者の腕の見せ所です。
従業員みんなが快適に働けるオフィス作りを実現しましょう！